Mình hoàn thành 2 tháng thử việc tại Zing ngày 24/06 mà không được giữ lại với lý do “không phù hợp”.
Mình biết chị line manager nói vậy là để an ủi mình. Thật ra do năng lực của mình chưa đáp ứng yêu cầu. Lúc nghe thông báo mình buồn lắm nhưng vẫn làm bộ cười cười.
Thôi không sao!
Mặc dù không thể gắn bó lâu hơn nhưng mình biết ơn 2 tháng ngắn ngủi này vì đã giúp mình học được những điều mới.
*Đính chính một chút: Nói mình làm cho Zing cũng không hoàn toàn chính xác. Thật ra công ty mình làm là Adtima, một agency của Zalo. Adtima được khai thác thương mại độc quyền trên Zing (giờ chắc không còn được độc quyền nữa). Cả Zalo, Adtima, Zing đều thuộc sở hữu của VNG. Văn phòng mình làm việc cũng chính là tòa soạn của Zing luôn.
Thứ nhất: Zing hay Adtima đều là của VNG
Điều này không liên quan đến công việc và cũng khá buồn cười.
Thật sự đến khi làm việc tại Adtima mình mới biết Zing thuộc quyền quản lý của VNG. Mình mang tiếng là làm việc tại Zing nhưng thẻ nhân viên và trang thiết bị, mail công việc lại do VNG cấp.
Thứ hai: Sử dụng Outlook
Tại Adtima, mọi công việc đều được trao đổi qua Outlook. Khi nào account dí deadline gấp mới nhắn tin qua Zalo. Nhưng kể cả vậy thì vẫn phải trao đổi lại trên outlook để các line manager nắm tiến độ công việc.
Thứ ba: Tổ chức công việc khoa học
Outlook ở Adtima có một điểm mình thấy khá kỳ cục. Dù gửi mail cho ai đi nữa thì mọi người đều nhận được thông báo. Cho nên số lượng mail mình nhận được một ngày, bao gồm cả mail gửi cho mình và mail gửi cho người khác, có thể lên đến hàng trăm. Chỉ cần 5 phút không check mail thôi mà số lượng thông báo làm mình phát hoảng.
Ngày đầu tiên đi làm, chị line manager đã dành 30 phút để hướng dẫn mình sử dụng Outlook. Mình được hướng dẫn cách tổ chức, phân loại, kiểm tra mail sao cho khoa học, gọn gàng, không bị sót. Mặc dù vậy mình cũng mất kha khá thời gian để làm quen với cách làm việc qua Outlook này.
Cách làm của mình là:
Bước 1: Chia folder.
Chia hộp mail thành 3 folder
- Nhóm các bài viết biên tập (*)
- Nhóm bài viết sản xuất (**)
- Nhóm Plan PR (***)
Chú thích:
(*) Bài biên tập là bài khách hàng viết sẵn. Mình chỉ biên tập, chỉnh lý sao cho đúng với quy chuẩn chính tả của Zing thôi.
(**) Bài sản xuất là những bài viết mình nhận brief từ khách hàng để lên outline, viết và lên layout thiết kế (đối với bài viết định dạng đặc biệt, ví dụ như: longform hoặc mini magazine)
(***) Plan PR là kế hoạch truyền thông. Khách hàng có một chiến dịch muốn triển khai một số bài viết PR trên Zing. Mình sẽ lên kế hoạch và dự trù chi phí.
Bước 2: Tạo thẻ đánh dấu mail.
Mình tạo 4 dạng thẻ gồm:
- Thẻ Thắng Vũ màu xanh dương để đánh dấu mail gửi cho mình.
- Thẻ bài BT cũng màu xanh dương để đánh dấu mail cần biên tập bài viết.
- Thẻ bài SX có màu vàng để đánh dấu những bài mình tự sản xuất nội dung.
- Thẻ PR Plan có màu đen để đánh dấu mail cần lên kế hoạch PR trên Zing.
Bước 3: Vận hành.
Khi có task, mình đánh dấu thẻ ngay để tránh bị miss mail.
Công thức là: thẻ Thắng Vũ + một thẻ khác trong ba thẻ bài BT, bài SX, Plan PR.
Nếu đó là dạng bài biên tập. Điều đầu tiên mình làm viết hướng biên tập, tức là note ra những điểm sẽ phải chỉnh lý và biên tập (gồm: Tiêu đề, tiêu đề phụ, kiểm tra nhãn hàng hay sản phẩm PR có giấy phép quảng cáo chưa, văn phong, nội dung, chính tả, tiêu chuẩn hình ảnh phù hợp quy chuẩn chưa…). Gửi mail báo hướng xong mình quay lại với việc mình đang làm dở. Thường mình mất tối đa 10 phút để hoàn thành khâu báo hướng này.
Nếu đó là dạng bài sản xuất. Mình đọc brief của khách hàng rồi đưa ra outline bài viết. Outline gồm: Bài đi mục nào, định dạng gì, tiêu đề chính và tiêu đề phụ là gì (một bài sản xuất thường tối thiểu 2 tiêu đề phụ), mỗi tiêu đề phụ sẽ viết những ý nào, số lượng hình ảnh cần trong bài là bao nhiêu hoặc hình ảnh khách hàng cung cấp có đạt tiêu chuẩn hay chưa. Cuối cùng hẹn deadline trả bài (theo quy định với dạng bài sản xuất, thời gian trả bài dao động từ 2-7 ngày làm việc tùy theo độ phức tạp của bài viết).
Nếu đó là dạng kế hoạch truyền thông. Mình sẽ gửi mail hẹn lịch trả kế hoạch. Thường là 1 ngày làm việc thôi.
Nghiệm thu. Đối với những bài biên tập đăng ở cái vị trí top 1-3 của các chuyên mục và tất cả bài sản xuất, mình sẽ phải thực hiện bước nghiệm thu. Nói nôm na, nghiệm thu là đưa ra bằng chứng để account thu tiền khách hàng. Để nghiệm thu, mình chỉ cần chụp ảnh vị trí của bài viết cả trên giao diện PC và điện thoại, rồi lấy link bài viết được đăng trên Zing để gửi mail cho account. Khi phải nghiệm thu, mình sẽ hẹn giờ trên Outlook. Tiêu đề hẹn giờ mình đặt theo công thức: NT Vị trí – Chuyên mục đăng – Giờ đăng bài.
Check mail. Trong thời gian làm việc, cứ mỗi 5-10 phút mình phải chuyển sang hộp chứa tất cả mail để kiểm tra để tránh bị miss, hoặc tránh phản hồi mail quá trễ. Mình sẽ kéo từ trên xuống rồi đánh dấu nếu thấy có loop mail có task của mình.
Thứ tư: Kỹ năng viết bài PR
Bài viết PR đầu tiên mình viết bị chê thậm tệ, bị sửa tan nát. Phải chỉnh sửa nhiều lần nên bài đó bị trễ deadline luôn.
“Chị không thấy có sự liên quan gì giữa khao khát thể hiện mình của ba ca sĩ kia với đặc trưng của điện thoại vivo luôn á”. Mình nhớ mãi lời nhận xét này của chị line manager. Chị đã viết một bài văn dài để nhận xét về bản thảo của mình.
Đó là bài viết PR cho mẫu điện thoại vivo A27 sắp ra mắt. Khách hàng mới 3 KOLs quảng bá sản phẩm là ca sĩ Hà Nhi, DJ Mie và rapper B Ray. Mình viết rất lâu mới hoàn thành draft đầu nhưng bản viết thật sự dở tệ. Line manager phải chỉnh sửa cho mình nhiều đoạn.
Sau lần đó, mình tiến bộ hơn. Kết cấu bài viết tương đối chặt chẽ hơn. Cách dẫn dắt mượt mà hơn. Các bản thảo không bị chỉnh sửa nhiều từ line manager.
(*) Mình có 3 bút danh trên Zing gồm: Thắng Tú, Thắng Minh, Thắng An.
Thứ năm: Kỹ năng teamwork
Cả team content ở Adtima là một thể đoàn kết. Mọi người luôn sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau kể cả khi đang ngập trong công việ hay đó là ngày nghỉ. Không hiếm những hôm chủ nhật, dù đã 11, 12 giờ đêm rồi mà hễ có ai nhắn nhờ trợ giúp là sẽ có ai đó trong team nhận hỗ trợ.
Thứ sau: Sự chủ động trong công việc
Mình có một tính xấu là luôn cố gắng tự xử lý những công việc trong khả năng. Đến khi hoàn thành mới báo cáo.
Ở Adtima không được có chuyện đó.
Có một lần mình biên tập bài PR cho Louis Vuitton. Vì quy định của Zing không sử dụng ảnh có nền màu trắng, mà khách hàng không có bộ hình khác, nên mình hỗ trợ đổi màu nền ảnh cho khách hàng. Chị line manager có nhờ một bạn khác trong team hỗ trợ mình và dặn mình nhớ nhắn cho bạn đó. Do nhận thấy việc này nằm trong khả năng nên mình âm thầm xử lý, xong mình mới nhắn cho line manager. Rồi mình không nhắn cho bạn đó luôn. Kể cả mình xử lý được nhưng đáng ra mình cũng nên chủ động nhắn cho bạn đó là mình có thể làm được nên không cần sự hỗ trợ của bạn đó nữa.
Một lần khác. Mình có một bài sản xuất deadline trong buổi sáng. Nhưng do phải xử lý nhiều việc khác nên tới 12h30 trưa mình mới xong. Nghĩ chỉ lệch 30 phút thôi cũng không sao nên mình không thông báo gì mà cố gắng hoàn thành bài viết và gửi đi. Thế là một chị line manager khác nhắn tin trách mình trễ deadline mà không thông báo gì cả. Đáng ra mình nên chủ động thông báo hôm đó có nhiều việc và xin được dời deadline sang buổi chiều. Trễ deadline thì dù chỉ 1 phút cũng là trễ rồi.
Một lần khác nữa. Lần này chí mạng hơn. Do mình phải về quê hôm sau nên hôm trước chị line manager hỏi có nhận được bài sản xuất không mình trả lời nếu không gấp thì mình nhận được, còn nếu gấp thì nhờ chị giao cho bạn khác giúp vì mình phải về quê. Đây là cách trả lời thiếu sót. Câu trả lời đúng trong trường hợp này là mình cần hỏi deadline của bài viết là khi nào trước. Sau đó mới quyết định nhận bài hay không. Nếu không nhận được thì cũng nên trình bày rõ lý do là về quê không có thiết bị nên không thể hoàn thành bài viết đúng deadline được nên nhờ line manager giao cho người khác, còn mình sẽ bù lại một bài khác vào lần tới. Nếu deadline sau ngày mình trở lại làm việc thì mình trình bày rằng mình có khả năng hoàn thành bài viết với điều kiện abc nào đó.
Tóm lại, mình cần chủ động trình bày, báo cáo và hỏi rõ các vấn đề phát sinh trong công việc chứ không nên âm thầm xử lý, hoặc trả lời một cách thiếu thông tin.
Mình đã chia sẻ xong 6 điều mình học được sau 2 tháng thử việc tại Adtima (Zing). Mình nghĩ những bài học và những sai sót mình nêu ra trong bài viết sẽ hữu ích với bạn. Và nếu bạn được làm việc cho Adtima hay Zing thì đây có thể trở thành cẩm nang ngắn để bạn nhanh chóng hòa nhập.
Cảm ơn bạn đã ghé đọc nhật ký của mình.
Mình là Thắng Vũ.
TP.HCM, 09/08/2023.
Xin chào, mình là Thắng Vũ – người chấp bút cho những bài blog bạn đang đọc. Cảm ơn bạn đã đọc “Nhật ký” của mình dù ngoài kia có hàng tỉ blog thú vị khác. Mình sẽ rất vui nếu bạn thích những dòng nhật ký này đấy!